Privacyverklaring medewerkers Stichting achter de Duinen

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, zzp-ers, stagiaires en medewerkers.

Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor medewerkers. Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Bent u medewerker of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:

  1. de behandeling van personeelszaken;
  2. het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen en
  3. het vaststellen en uitbetalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als medewerker of stagiair.

Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten.

Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal een jaar te bewaren, mogelijk in de portefeuille.

Doorgifte aan derden

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst.
Het gaat om de volgende partijen:

  • de Belastingdienst;
  • het UWV;
  • onze arbodienst/bedrijfsarts;
  • de GGD;
  • de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
  • het Pensioenfonds;
  • de verzuimverzekeraar;
  • de WGA verzekeraar;
  • de ICT leverancier van ons rapportage systeem.

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, de GGD, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren zoals bijvoorbeeld bij doorgifte aan een softwareleverancier. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die deze partijen bezitten. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, hebben deze partijen uw persoonsgegevens nodig. Verder maken wij gebruik van een online programma van (delen van) onze personeels- en loonadministratie waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Daarnaast maken wij gebruik van opslagmogelijkheden voor e-mails. Wij hebben bij deze doorgiften een gerechtvaardigd belang omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft. Bewaarperiode persoonsgegevens

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, zullen wij bewaren gedurende een periode van zeven jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij vijf jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk twee jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Uw rechten

U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. U kunt de hier boven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing. Met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u zich richten tot de coördinator van Stichting achter de Duinen, Sanne Jansen.